Microsoft OneDrive Backup-Pflicht? Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Microsoft rollt in Kürze eine neue Funktion aus, die Nutzer von Microsoft Word, Excel und PowerPoint dazu auffordert, ihre Dokumente automatisch mit OneDrive Known Folder Move (KFM) zu sichern. Was auf den ersten Blick wie ein praktischer Schritt in Richtung Datensicherheit wirkt, hat in Wirklichkeit tiefgreifende Auswirkungen auf die Kontrolle über Ihre Unternehmensdaten.
In diesem Beitrag zeigen wir, warum diese Standardaktivierung von OneDrive Backup kritisch zu hinterfragen ist, welche Risiken für Unternehmen entstehen und wie Sie mit eperi sEcure sichere OneDrive-Backups anfertigen, die Datensicherheit und Compliance vereint.
Microsoft OneDrive Backup: Was steckt hinter dem neuen Hinweis?
Ab Mai 2025 werden Nutzer weltweit in Microsoft 365-Apps wie Word, Excel und PowerPoint durch eine Nachricht dazu aufgefordert, ihre Dateien per OneDrive-KFM in die Cloud zu verschieben. Die Meldung lautet:
"BACK UP THIS DOCUMENT: Share and work with others in this and other files using OneDrive".
Sobald der Nutzer dem Hinweis folgt, wählt er seine lokalen Ordner aus, die automatisch in die Cloud gespiegelt werden. Das Ziel: Einfache Zusammenarbeit, Cloud-Vorteile wie AutoSave, Versionierung und vor allem die Einbindung in Microsofts Copilot-Umgebung.
OneDrive Backup klingt gut – aber was bedeutet das für Ihre Daten?
Microsoft verspricht Vorteile wie:
- Schutz vor Datenverlust bei Geräteausfall
- Zugriff auf Dateien von überall
- Einbindung in Copilot-Services
- Automatische Versionierung und Zusammenarbeit
Doch diese Argumente verschleiern eine zentrale Wahrheit: Sobald Ihre Daten in der Microsoft-Cloud liegen, verlieren Sie die direkte Kontrolle.
Mögliche Risiken:
- CLOUD Act & Zugriff durch US-Behörden: US-Gesetze ermöglichen Zugriffe auf Cloud-Daten auch von Unternehmen, die außerhalb der USA ansässig sind und auch wenn diese auf Deutschen Servern liegen.
- Verlust der Datensouveränität: Unternehmen können nicht mehr sicherstellen, wer Zugriff auf welche Daten hat.
- Automatisches Einspielen in KI-Systeme: Daten können zur Verbesserung von KI-Funktionalitäten wie Copilot analysiert werden.
Nicht nur für Unternehmen, die hohen Datenschutzanforderungen unterliegen (z. B. DSGVO, DORA, NIS-2, HIPAA), ist dies ein kritischer Punkt. Denn wählt z.B. eine Mitarbeiterin ihren Desktop zur Sicherung in OneDrive aus und speichert dort geheime Konstruktionspläne zwischen, verlassen diese die Hoheit des Unternehmens.
Pflicht oder Option? Wer entscheidet, ob OneDrive genutzt wird?
Offiziell handelt es sich um eine Empfehlung, die automatisch eingeblendet wird, wenn keine Einschränkungen gesetzt wurden. Admins können über Gruppenrichtlinien den Hinweis deaktivieren, müssen dafür aber aktiv eine neue Richtlinie einsetzen: "Restrict KFM from Office". Wer diese Richtlinie nicht einsetzt, gibt implizit sein Einverständnis zur Nutzung von OneDrive-KFM.
Zwei Optionen:
- Sie sperren KFM aktiv – Ihre Mitarbeitenden sehen keinen Hinweis, verlieren im schlimmsten Fall alle Daten bei Geräteversagen.
- Sie lassen KFM zu – Ihre Nutzer entscheiden selbst, welche Daten in die Cloud wandern.
Die zweite Variante bedeutet im Worst Case: Sie verlieren die Kontrolle über Speicherort und Zugriffssicherheit sensibler Unternehmensdaten.
OneDrive Protection mit eperi sEcure: Sicherheit vor, nicht erst nach dem Backup
Wer OneDrive nutzt, sollte das nicht ungeschützt tun: Mit eperi sEcure erhalten Sie eine OneDrive-Backup-Lösung, die Ihre sensiblen Dateien verschlüsselt, bevor sie in die Cloud geladen werden.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Verschlüsselung vor dem Upload: Ihre Daten sind vor Ablage in OneDrive geschützt.
- Die Schlüssel bleiben bei Ihnen: Kein Zugriff für Microsoft, US-Behörden oder Dritte.
- Volle Funktionalität erhalten: Format, Durchsuchbarkeit und Integrationen bleiben bestehen.
- Unterstützt neben OneDrive auch Microsoft 365 Teams, Exchange und SharePoint
- Hilft, die DSGVO und branchenspezifische Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Fazit: OneDrive richtig nutzen – aber sicher!
Microsofts OneDrive-KFM-Initiative kann Unternehmen echten Mehrwert, aber auch Kopfschmerzen bereiten – daher müssen Datenschutz und Kontrolle von Anfang an gewahrt bleiben. Wer sich blind auf die Cloud verlässt, riskiert Datenabfluss, Compliance-Verstöße und Vertrauensverlust.
Mit eperi sEcure schaffen Sie eine echte OneDrive Protection-Strategie: Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle, verschlüsseltund dennoch voll nutzbar – für alle Mitarbeiter, auf allen Geräten, weltweit.
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